Office & Events Manager

Dit is geen rol waarin je alleen de koffie bijvult. Jij bent het kloppend hart van ons Rotterdamse kantoor: het eerste gezicht dat gasten zien, degene die onze events onvergetelijk maakt en die “zou het niet leuk zijn als...” omzet in iets echts. Je denkt mee en je voert het uit. Elke fase, van begin tot eind.

Wat je gaat doen:

• Je bent eigenaar van Workspot Happiness (2 FTE). Bij HelloPrint werken we elke dag samen op kantoor, met plezier en om het beste uit elkaar te halen. We verzorgen elke dag een verse, gezonde lunch, houden het kantoor schoon en netjes en zorgen dat alles op voorraad is en werkt. Je tilt office management bij HelloPrint naar een hoger niveau, en dat doe je samen met Hans (CEO) en Lizzy (VP of People).

• Je zorgt voor de facilitering en een veilig kantoor. Je bent het aanspreekpunt voor de verhuurder en regelt het facility management van ons pand. Je beheert de auto, de appartementen, de hotelafspraken en alle contracten die daarbij horen.

• Je organiseert events, bijeenkomsten en feestjes. Van concept tot opruimen. Budget, locatie, planning en uitvoering op de dag zelf. De vibe moet kloppen en elk detail ook.

• Je zorgt dat strategy days en trips vlekkeloos lopen. Vluchten, hotels, verblijven en vergaderlocaties die echt bijzonder zijn. Als het team op pad gaat of als er collega’s uit Valencia in Rotterdam zijn, klopt alles.

• Je houdt de administratie strak. Declaraties, abonnementen, facturen en officebeleid. Je bewaakt de budgetten en weet wat we uitgeven voordat iemand ernaar vraagt.

• Je bent de bruisende poort en de eerste lijn. Je ontvangt gasten, geeft rondleidingen, neemt pakketten aan en deelt de post uit. Elke bezoeker voelt meteen hoe HelloPrint is. Loopt er iets vast met IT, dan ben jij het eerste aanspreekpunt: je weet hoe een printer werkt en wanneer je doorschakelt.

• Je maakt het kantoor beter. Je komt met ideeën voor indeling en inrichting en je voert ze uit: planning, offertes, leveranciers of zelf een tripje langs IKEA.

• Je zorgt voor HelloPrinters. Verjaardagen, jubilea, geboortes, cadeaus. Jij zorgt dat de momenten die ertoe doen gezien worden.

We zoeken niet iemand die alleen warm wordt van evenementen. Super als dat je ding is, maar deze rol vraagt een breder palet en bredere interesses. Denk aan een Season Prep Night over twee weken, een trip die nog geboekt moet worden, een nieuwe collega zonder laptop, een stapel facturen en een gast aan de deur. Als iets misgaat, ziet iedereen het. Als het goed gaat, lijkt het moeiteloos. Dat is het werk.

Wie we zoeken:

Je bent scherp op details en verliest toch nooit het overzicht. Je voelt aan wat een event of bijeenkomst nodig heeft om écht goed te zijn, en je legt de lat hoog: voor jezelf en voor alles wat je organiseert. “Prima” is voor jou niet goed genoeg. Je houdt moeiteloos meerdere ballen in de lucht, communiceert helder met iedereen, van pakketbezorger tot CEO, en brengt positieve energie mee, ook als de planning op het laatste moment omgooit. Je bent integer: je ziet declaraties, facturen en soms gevoelige informatie, en dat blijft bij jou.

Must-haves:

• Je bent flexibel: deze rol vindt plaats op kantoor, maar vraagt ook inzet buiten kantooruren wanneer dat nodig is.

• Je hebt werkervaring in een vergelijkbare rol (office management, eventmanagement, hospitality of PA). We hanteren geen harde eis aan het aantal jaren: herken je jezelf in deze vacature, dan horen we graag van je. Ben je net afgestudeerd, dan komt deze rol nog te vroeg.

• Je hebt events en zakenreizen van begin tot eind georganiseerd, inclusief budget, leveranciers en reisboekingen via travel tools.

• Je blijft kalm onder druk en bepaalt zelf elke dag wat de hoogste prioriteit heeft.

• Je bent nauwkeurig met cijfers: declaraties, facturen en budgetten kloppen bij jou.

• Je bent handig met IT en schrikt niet van een laptop die niet opstart.

• Je ziet wat er moet gebeuren en doet het, zonder dat iemand het vraagt.

• Vloeiend Nederlands en Engels (Spaans is een bonus, i.v.m. ons kantoor in Valencia).

• Office-first: je werkt vanuit ons kantoor in Rotterdam.

Wat wij bieden:

• 🎯 Ruimte om te groeien: kansen ontstaan snel, binnen je rol en dwars door HelloPrint heen.

• 🌍 Internationaal team: werk samen met 100+ professionals uit 25+ nationaliteiten in Rotterdam en Valencia.

• 🚀 Echte impact: bouw mee aan de toekomst van een snelgroeiend, AI-gedreven bedrijf waar jouw ideeën daadwerkelijk landen.

• 💡 Eigenaarschap vanaf dag één: werk samen met ervaren leiders, neem initiatief en drijf projecten met de vrijheid om te vernieuwen.

• 🏃 Hello-Benefits: inclusief 24/7 HelloFit gym toegang, UrbanSportsClub korting, de beste events en dagelijks verse maaltijden op kantoor!
  

Klaar om iets te bouwen? We zoeken mensen die durven denken, snel handelen en AI-first werken. Klinkt dit als jij? Solliciteer nu.

Bij HelloPrint geloven we dat diversiteit ons sterker maakt. We bouwen een werkplek waar iedereen zichzelf kan zijn, kan groeien en het beste werk van zijn leven kan doen, ongeacht achtergrond, identiteit of perspectief. We verwelkomen sollicitanten uit alle achtergronden.